Muitos empresários optam pelo Simples Nacional acreditando que o regime simplificado significa menos burocracia. E embora o Simples realmente reduza a complexidade tributária em comparação com o Lucro Presumido e o Lucro Real, isso não significa que a empresa está livre de obrigações. As chamadas obrigações acessórias continuam existindo e devem ser cumpridas rigorosamente dentro dos prazos, sob pena de multas, juros e até exclusão do regime.

Neste guia completo, vamos detalhar todas as obrigações acessórias que empresas do Simples Nacional precisam cumprir, seus respectivos prazos e as consequências do descumprimento. Se você é empresário ou está pensando em abrir uma empresa, este artigo é leitura obrigatória.

O Que São Obrigações Acessórias

No direito tributário brasileiro, existem dois tipos de obrigações: as obrigações principais e as obrigações acessórias. A obrigação principal é o pagamento do tributo em si (no caso do Simples Nacional, o pagamento do DAS). Já as obrigações acessórias são os deveres instrumentais, ou seja, as declarações, escriturações e informações que o contribuinte deve prestar ao Fisco para comprovar que está cumprindo corretamente a obrigação principal.

As obrigações acessórias existem para que o governo possa fiscalizar, controlar e verificar se os tributos estão sendo calculados e pagos corretamente. Mesmo que a empresa não tenha faturamento em determinado mês, muitas obrigações acessórias ainda devem ser entregues, pois a omissão é interpretada como irregularidade.

O não cumprimento dessas obrigações pode trazer sérias consequências, como multas financeiras, impedimento de emissão da Certidão Negativa de Débitos, e em casos extremos, a exclusão do Simples Nacional.

PGDAS-D: A Apuração Mensal do Simples Nacional

O PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional - Declaratório) é a principal obrigação mensal das empresas do Simples Nacional. Por meio dele, a empresa informa o faturamento do mês e o sistema calcula automaticamente o valor do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) a ser pago.

Pontos importantes sobre o PGDAS-D:

  • Prazo: deve ser preenchido e transmitido até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração. O pagamento do DAS também vence nesta mesma data.
  • Obrigatório mesmo sem faturamento: mesmo que a empresa não tenha tido receitas no mês, deve transmitir o PGDAS-D com valor zerado.
  • Segregação de receitas: é necessário separar as receitas por tipo (comércio, indústria, serviços) e por operação (mercado interno, exportação), pois cada uma pode ter alíquota diferente.
  • Acesso: o preenchimento é feito exclusivamente pelo portal do Simples Nacional (portal8.receita.fazenda.gov.br), utilizando certificado digital ou código de acesso.

Erros no preenchimento do PGDAS-D podem resultar em pagamento de impostos a maior ou a menor. Por isso, é fundamental que essa apuração seja feita por um profissional qualificado que conheça as particularidades de cada anexo do Simples Nacional.

DEFIS: A Declaração Anual do Simples Nacional

A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é a declaração anual obrigatória para todas as empresas optantes pelo Simples Nacional (exceto MEI, que entrega a DASN-SIMEI). Ela funciona como um resumo de todas as informações fiscais e socioeconômicas da empresa referentes ao ano-calendário.

As informações declaradas na DEFIS incluem:

  • Receita bruta total e por estabelecimento
  • Informações sobre ganhos de capital
  • Quantidade de empregados no início e no fim do período
  • Saldo de caixa e bancos no início e no fim do período
  • Total de despesas no período (folha de pagamento, encargos, aluguéis, etc.)
  • Informações sobre mudanças de endereço e atividades
  • Identificação e rendimentos dos sócios

Prazo de entrega: até 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário. A DEFIS referente a 2025 deve ser entregue até 31 de março de 2026.

Multa por atraso: a multa por atraso na entrega da DEFIS é de 2% ao mês-calendário ou fração, sobre o montante dos tributos informados, limitada a 20%, com valor mínimo de R$ 200,00 (ou R$ 50,00 para MEI).

Não perca prazos de obrigações acessórias

A Skill Assessoria Contábil cuida de todas as declarações e obrigações da sua empresa, garantindo que tudo seja entregue no prazo e sem erros.

Falar com Especialista

eSocial e DCTFWeb: Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias

Mesmo empresas do Simples Nacional que possuem funcionários devem cumprir as obrigações do eSocial e da DCTFWeb. Essas obrigações foram implementadas gradualmente e hoje são obrigatórias para todas as empresas com empregados.

eSocial

O eSocial é o sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Por meio dele, a empresa deve informar:

  • Eventos de tabela: informações sobre a empresa, lotações, cargos, horários e rubricas (enviados sempre que houver alteração).
  • Eventos não periódicos: admissões, demissões, afastamentos, CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), alterações contratuais e cadastrais.
  • Eventos periódicos: folha de pagamento mensal, incluindo remuneração, descontos e encargos.

Prazos principais:

  • Admissão: até 1 dia antes do início do trabalho
  • Folha de pagamento: até o dia 15 do mês seguinte
  • Desligamento: até 10 dias após a data do desligamento

DCTFWeb

A DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos) é gerada automaticamente a partir dos dados enviados pelo eSocial e pela EFD-Reinf. Ela substitui a antiga GFIP para fins de confissão de débitos previdenciários.

  • Prazo: até o dia 15 do mês seguinte ao período de apuração
  • Multa por atraso: 2% ao mês sobre o valor dos tributos declarados, limitada a 20%, com mínimo de R$ 200,00

EFD-Reinf e DIRF: Retenções e Informações Complementares

A EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) complementa o eSocial, abrangendo informações sobre retenções na fonte que não se referem ao trabalho, como:

  • Retenções de IRRF, CSLL, PIS e COFINS sobre serviços tomados
  • Retenção de INSS sobre serviços prestados por cessão de mão de obra
  • Informações sobre comercialização de produção rural
  • Patrocínios e recursos recebidos de associações desportivas

Prazo: até o dia 15 do mês seguinte ao período de apuração, mesma data da DCTFWeb.

A DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte) está sendo gradualmente substituída pela EFD-Reinf. Fique atento às mudanças nos prazos e na forma de entrega, pois a Receita Federal tem realizado alterações frequentes nessa transição.

Notas Fiscais e Escrituração

Além das declarações periódicas, empresas do Simples Nacional têm obrigações contínuas relacionadas à emissão de notas fiscais e escrituração:

Notas Fiscais Eletrônicas

  • NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): obrigatória para empresas que comercializam mercadorias. A emissão deve ser feita em cada operação de venda.
  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): obrigatória para prestadores de serviços. A emissão é feita pelo sistema da prefeitura municipal.
  • CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): obrigatório para empresas de transporte de cargas.

A não emissão de nota fiscal configura sonegação e pode gerar multas pesadas, além de processo criminal. Mesmo vendas para consumidores finais devem ser documentadas.

Livros Contábeis e Fiscais

  • Livro Caixa: obrigatório para empresas do Simples Nacional que não possuem contabilidade formal. Registra todas as entradas e saídas financeiras.
  • Livro de Registro de Inventário: obrigatório para empresas que comercializam mercadorias, com registro anual do estoque.
  • Livro de Registro de Entrada e Saída: quando a empresa opera com ICMS e é obrigada pela legislação estadual.

Calendário de Obrigações: Prazos Mensais e Anuais

Para facilitar o controle, confira o calendário resumido das principais obrigações acessórias do Simples Nacional:

Obrigações Mensais

  • Dia 7: recolhimento do FGTS (via GRF ou DAE)
  • Dia 15: envio do eSocial (eventos periódicos), DCTFWeb e EFD-Reinf
  • Dia 20: pagamento do DAS e transmissão do PGDAS-D

Obrigações Anuais

  • 31 de março: DEFIS (ano-calendário anterior)
  • 28 de fevereiro: DIRF (quando aplicável)
  • 31 de março: RAIS (sendo substituída pelo eSocial gradualmente)

Uma dica essencial: mantenha esse calendário sempre atualizado e compartilhado com seu contador. Qualquer mudança nos prazos, mesmo de poucos dias, pode evitar multas desnecessárias. Se precisa de ajuda para manter tudo em dia, considere trocar de contador para um escritório mais proativo.

Quer manter todas as obrigações em dia sem dor de cabeça?

A Skill Assessoria Contábil gerencia todas as obrigações acessórias da sua empresa, com alertas de prazos e envio automático das declarações.

Manter Tudo em Dia

Multas e Consequências do Descumprimento

O descumprimento das obrigações acessórias pode trazer consequências severas para a empresa. Conheça as principais penalidades:

  • PGDAS-D em atraso: multa de 2% ao mês sobre os tributos informados, limitada a 20%, com mínimo de R$ 50,00 para MEI e R$ 200,00 para demais empresas.
  • DEFIS em atraso: mesma penalidade do PGDAS-D, além de impossibilitar a geração do DAS de meses seguintes.
  • eSocial: admissão não comunicada pode gerar multa de R$ 800,00 a R$ 3.000,00 por empregado. Folha não enviada pode impedir a emissão da DCTFWeb.
  • DCTFWeb em atraso: multa de 2% ao mês, limitada a 20%, com mínimo de R$ 200,00.
  • Não emissão de notas fiscais: multa de 10% a 100% sobre o valor da operação, além de configurar crime de sonegação.
  • Exclusão do Simples Nacional: o acúmulo de inadimplências e irregularidades pode levar à exclusão do regime simplificado, o que aumenta significativamente a carga tributária e a complexidade das obrigações.

Além das multas diretas, o atraso no pagamento do DAS gera juros de mora baseados na taxa Selic e multa de 0,33% ao dia, limitada a 20%. Essas pendências impedem a emissão de certidões negativas e podem bloquear participações em licitações e obtenção de financiamentos.